1、由于驻外人员工作的特殊性，驻外人员必须在财务规定的次月28日前将上月相关报销凭证及时寄回。在公司财务规定的时间内受理报销事宜，如发现有舞弊行为，将在报销和考核中给予处罚。
2、外派人员因业务需要用款的，在用款前上报《用款申请单》写明联系人姓名、地点、事由、用款金额，预计达到的效果等内容，由区域经理审核，区域经理审核同意后上报给销售计划部，销售计划部审核无误后转财务管理部按规定审批放款。外派人员在出差计划完成后的2个工作日内，将发票、写明联系人姓名、用款形式、洽谈内容，取得成效等有关内容上报给区域经理，再由区域经理上报到沈阳公司财务管理部。
3、销售公司驻外人员费用标准及报销程序详见公司《销售公司财务管理制度》。
九、商务政策与合同管理
1、公司制定销售价格方针和具体定价标准为机密商业情报，未经公司授权任何驻外销售人员不得向客商通报或泄密。
2、公司制定各种促销优惠政策、折扣标准，客户报价或还价低于定价标准，超越销售人员权限需上报公司审核，董事长批准后执行。
3、公司商务政策及价格不可对外公开印刷，只是提供销售人员学习掌握；公司如有重大商务政策调整，公布前任何销售人员不得提前通报客商。
4、销售人员如发现经销商不执行公司价格政策、擅自提价或降价的，应予以制止并及时上报公司领导。
5、销售人员在与客商进行商务洽谈时，授权范围内的由销售人员自行决定；如有疑问和在授权范围外的，须请示区域经理或有关部门。
6、商务合同必须履行商务程序，在各级主管或相关部门按权限审核批准、签章后方可生效。
7、销售驻外人员在洽谈商务合同时，要有风险意识，严格按合同做好履约、产品发送、验收及理赔等相关工作。
8、销售公司外派业务人员如遇重大客户信息、商务价格谈判等商务情报，须第一时间内向公司领导报告。